Protokollierung der Gemeinderatssitzungen mit KI-Unterstützung

Mit der Protokollierung von Gemeinderatssitzungen dokumentiert die Gemeindeverwaltung die demokratische Willensbildung. Die Niederschrift macht Entscheidungen transparent und nachvollziehbar und ist rechtlich verpflichtend – geregelt in der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (§ 38 GemO).

Alle vier Wochen findet eine Gemeinderatssitzung in Sternenfels statt und gemäß der Gemeindeordnung müssen die Protokolle innerhalb eines Monats nach der Sitzung dem Gemeinderat vorgelegt werden. Da die Erstellung der Protokolle, wie in vielen anderen Kommunen auch, zu den sehr zeitintensiven Aufgaben gehört, nutzen mittlerweile einige Gemeinden die Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI). Eine der ersten Kommunen bundesweit war vor einigen Monaten Wertheim, die KI im Sitzungsalltag eingeführt hat. Das System hat sich bewährt und entlastet die Kommunalverwaltung spürbar. Auch erste Gemeinden im Umfeld, wie z. B. Bretten, starten mit dieser Vorgehensweise und so macht es Sinn, dass auch Sternenfels sich mit dieser Thematik beschäftigt.

In der öffentlichen Gemeinderatssitzung am 29.01.2026 wurde dem Gemeinderat ein Beschlussantrag vorgelegt, die von den anderen Kommunen genutzte KI-gestützte Protokoll-Software des Herstellers Speechmind einzuführen. Die Gemeindeverwaltung hatte bereits die Möglichkeit die Software zu testen und ist nach eigener Aussage damit sehr zufrieden. Die Software wird in Deutschland entwickelt und arbeitet vernetzt mit Servern in Deutschland und Europa. Damit werden die geltenden Datenschutzanforderungen vollumfänglich erfüllt (EU-DSGVO).

Wir als Liste Mensch und Umwelt Sternenfels sehen hier, so wie die Gemeindeverwaltung, realistische Möglichkeiten zur Aufwandsreduktion. Die jährlichen Kosten von derzeit rund 1.200 € für die Software halten wir für vertretbar vor dem Hintergrund möglicher Einsparungen.

Wie funktioniert das System? Während der Sitzung wird über ein zentrales Mikrofon eine digitale Audioaufnahme erstellt. Die Software erkennt anhand der Stimmen die unterschiedlichen Redebeiträge und kann diese temporär zuordnen. Zudem strukturiert und verdichtet die Software die Inhalte nach vorher definierten Kriterien. So entstehen bei einfachen Tagesordnungspunkten i. d. R. weniger Sätze als bei strittigen Themen, die detaillierter protokolliert werden. Das so erzeugte Protokoll ist dann abschließend von menschlicher Hand zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Die Verantwortung für das Protokoll liegt weiterhin klar beim Menschen.

Rechtlich notwendig, werden alle Gemeinderäte die Zustimmung zur Audioaufnahme erteilen. Das wurde in der aktuellen Gemeinderatssitzung bereits in Aussicht gestellt. Der Beschlussantrag, die Software zu erwerben, wurde einstimmig angenommen.

Was bedeutet das für den Tagesordnungspunkt 2, die Bürgerfragestunde? Wenn Bürgerinnen und Bürger sich hier zu Wort melden, erfolgt selbstverständlich keine Aufnahme, da die Zustimmung gemäß EU-DSGVO nicht vorliegt. Diese Wortbeiträge werden weiterhin von Hand in das Protokoll aufgenommen.

Sicherlich wird das neue Verfahren nicht gleich reibungslos laufen. Ggf. muss an der Tonqualität noch nachgeschärft werden. Auch kann es notwendig werden, so wie in Weinheim, ein Glossar anzulegen, über das Namen von lokalen Örtlichkeiten vorgehalten werden, wie Straßennamen, Wohngebiete und Flurnamen und sonstigen Eigennamen, damit die KI mit dem Lokalkolorit von Sternenfels und Diefenbach besser zurechtkommt.

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